Qu’est-ce qu’un audit organisationnel ?

L’audit organisationnel n’est pas un gros mot. Ce terme ne doit pas faire peur.

L’audit organisationnel est une photographie à un instant T d’une organisation au regard d’une problématique spécifique. Il permet d’identifier les points forts et les points faibles de celle-ci. Les enjeux sont d’améliorer la qualité de service pour accroître la satisfaction des clients et de réduire les coûts de l’entreprise tout en augmentant la rentabilité et la productivité.

je veux : faire un audit dans ma société

Dans quels cas procéder à un audit organisationnel?

Nous avons identifié 3 cas:

• Votre entreprise doit évoluer avec de nouvelles missions, une réorganisation des processus de traitement, la mise en place de nouveaux outils, une démarche Qualité-Sécurité-Environnement ou par nécessité face à une problématique technique, économique…
• Votre société est confronté à des dysfonctionnements, des actes de non-qualités ou des risques opérationnels pour lesquels les solutions internes n’ont donné aucune satisfaction.
• Vous désirez optimiser les processus de production pour dépasser vos objectifs de performances, de qualité ou économique.

Pour répondre à une ou plusieurs attentes, l’auditeur va devoir identifier:

• Les processus de traitement et les décrire précisément afin de réaliser une photographie.
• Les axes d’amélioration pour que vous puissiez atteindre vos objectifs.  

 Le PDCA, ou roue de Déming est l’un des outils du qualiticien. Il sert à mettre en place les processus d’amélioration continue.

Planifier : Quel est le plan d’action pour mettre en œuvre les modifications proposées

Réaliser : Quelles sont les modalités de mise en place de la nouvelle organisation ?

Contrôler: Quels sont les indicateurs à suivre pour mesurer l’efficacité de la nouvelle organisation ?                                     

Améliorer : Recherche de solutions pour remédier aux anomalies identifiées à l’étape « contrôler », puis boucler sur la première étape « Planifier »

L’audit organisationnel pour tous

Arc Gestion peut vous proposer des audits organisationnels. Cette prestation n’est pas réservée qu’aux grandes entreprises qui ont les moyens de se payer les prestations d’audit des cabinets spécialisés.

Un audit pour les TPE

Même un artisan, un commerçant, une TPE peut vouloir se réorganiser et optimiser ses processus pour gagner en efficacité et en rentabilité. Toutes les entreprises ont besoins de réduire leur coût de fonctionnement dans des taches “non productives” et ne générant pas de chiffre d’affaire et de marge pour la structure.

Ainsi, Arc Gestion a adapté les méthodes aux petites entreprises.

Quelle est notre méthodologie?

Pour que l’audit organisationnel puisse être mené et aboutisse à des préconisations réalisables en prenant en compte tous les aspects de votre métier, il est indispensable d’avoir l’adhésion de tous les collaborateurs de l’entreprise.

Aussi, il est indispensable d’expliquer la démarche et d’obtenir leur adhésion.

Pour cela, un travail sur plusieurs axes 

• Expliquer l’audit organisationnel et l’objectif
• L’objectif est un projet commun auquel chaque collaborateur doit participer
• Identifier les acteurs majeurs et les compétences pour atteindre l’objectif final

Quels sont nos livrables?

Arc Gestion vous fournit un rapport incluant:

• Une photographie à un instant T de votre organisation
• Un tableau des points forts et les faiblesses associées à des axes d’amélioration
• L’organisation cible avec les fiches de poste, la liste de compétences, les formations nécessaires, les processus à rédiger.

Qui est l’auditeur?

Frédéric DAVI, le dirigeant de la société Arc Gestion intervient directement en tant qu’auditeur. Ses expériences professionnelles dans des grands groupes et en tant que chef d’entreprise combinées à ses formations dans le domaine du Management des Organisations complétées par un certificat d’auditeur interne en font interlocuteur « tout terrain ».

Il sait aussi s’entourer de spécialistes issus de son réseau pour répondre à tous vos attentes.

Mais, il reste convaincu que le meilleur auditeur est celui qui ne connait pas votre métier car il aura les questions les plus pertinentes face à vos processus de traitement. Le fameux « Pourquoi? »

Quelques exemples d’audits

Ces exemples sont pris parmi les audits réalisés par le dirigeant de la société Arc Gestion. Ils peuvent être transposés sur des TPE voire des artisans et commerçants.

Audit et optimisation d’un service « éditique: Les actions menées ont permis de mettre en évidence les coûts et les dysfonctionnements de l’organisation. La suppression du service Editique en reclassant le personnel, en formant les utilisateurs des éditions et en mettant en place des outils adaptés a permis une économie de plus de 150K€ dès la 1ère année. 

Audit et réorganisation d’un service « Courrier »: Optimisation du circuit Courrier pour réduire les temps de transmission et les coûts. Cette réorganisation a généré une économie de 180K€ dès la 1ère année. 

Audit organisationnel et environnemental du traitement des déchets dangereux: L’audit a mis en évidence le non-respect de procédure de sécurité et environnementale. Le rapport d’audit a eu pour effet d’alerter les responsables sur leurs interêts et leurs responsabilités. 

Analyse quantitative et qualitative des processus de traitement des appels téléphoniques: Réorganisation des flux de traitement des appels téléphoniques avec priorisation en fonction de l’origine de l’appel et du motif. Mise en place d’un serveur vocal interactif et externalisation de fonctions sans valeur ajoutées fortes.