Les établissements financiers et bancaires connaissent bien le terme de "Risque opérationnel".

Il s'agit pour eux de répondre à une obligation légale de recensement des risques opérationnels dans le cadre de l'accord de Bâle 2.

Cette accord prévoit la définition suivante: "Le risque résultant d'une inadaptation ou d'une défaillance imputable à des procédures, personnels et des systèmes internes ou à des évènements extérieurs".

A ce titre, il existe 4 types d'incidents identifiés: la perte, le manque à gagner, le near-miss et le gain lié à un risque opérationnel.

Les risques opérationnels sont présents dans tous types de société. Les établissements financiers et bancaires ne sont pas les seuls touchés.

Quelques exemples de risques opérationnels pris par des entreprises avec diverses activités: 

- Le comptable interne d'une société était le seul à maitriser les processus et l'outil informatique. Aucun écrit sur ce qu'il faisait et comment il le faisait. Cette personne part de la société du jour au lendemain. Personne ne sait reprendre son poste. La société ne paye plus ses échéances. Les fournisseurs bloquent les livraisons. Les employés ne sont plus payés.Toute l'activité de la société est bloquée. La situation économique de l'entreprise devient très difficile. 

L'écriture d'une liste de taches réalisées et d'une procédure décrivant le processus auraient suffit à maintenir l'activité par un intérimaire.

-  Un chef d'entreprise investit dans un système informatique développé spécifiquement pour son activité. Un prestataire est choisi en réponse à un cahier des charges. Le prestataire choisit d'utiliser une technologie rare mais qu'il maitrise parfaitement. Au fil des années et de quelques besoins ponctuels, des nouvelles fonctionnalités sont mises en place. La technologie initialement choisie est abandonnée par tous mais le prestataire demeure un spécialiste. Aucune remise en question n'est réalisée. Le prestataire informatique ferme ses portes. La société perd la maitrise de son informatique. Personne ne sait ce que fait l'application et comment elle le fait. Aucune documentation n'a été fournie. Une panne machine oblige un remplacement matériel.

La documentation d'une application informatique et la remise en cause des technologies au fil du temps aurait permis de sauver les données lors d'un incident. L'application n'a pu être réinstallée sur une nouvelle machine faute d'incompatibilité entre la couche logicielle et les nouveaux matériels.

 Ces 2 cas réels  montrent l'importance de maitriser les processus, les méthodes de traitements, les informations d'une société.

Chaque jour dans notre actualité nous constatons des risques opérationnels. Nous mettons en place des mesures paliatives.Toutefois, il serait préférable de maitriser les risques plutôt que de les subir en travaillant en amont. Les ressources nécessaire pour des mesures préventives sont moindre que pour les actions palliatives réalisées dans l'urgence.

Chef d'entreprise identifiez vos processus, vos acteurs et vos risques opérationnels. L'avenir de votre société en dépend !

Se former n'est pas réserver aux étudiants. Tout au long de sa vie professionnelle, vous vous formez par les informations que vous recueillez quotidiennement. Il s’agit de « l’expérience ». Vous vous formez également par l'apport de connaissances via des formations.

Se former ne constitue par une perte pour l’entreprise. Il s’agit d’un investissement sur un collaborateur afin d’augmenter sa productivité ou l’orienter vers de nouvelles fonctions ou responsabilités. La formation professionnelle s’inscrit dans le droit du travail. Aussi, toute entreprise assujettie à l’obligation de participer au financement de la formation professionnelle peut être tenue de verser tout ou partie de ses contributions aux organismes créés par les partenaires sociaux, agréés par l’Etat, auxquels elle adhère.

Il s’agit des OPCA (organismes paritaires collecteurs agréés). Ces derniers peuvent recevoir, selon leurs agréments, la collecte des contributions au titre des contrats de professionnalisation, des périodes de professionnalisation, du DIF et du plan de formation ainsi que la collecte des fonds destinés au congé individuel de formation (CIF).

Tout salarié peut bénéficier de formations « gratuites » par une prise en charge de l’OPCA. Les fonds collectés ne demandent qu’à être utilisés.

Pour que votre formation puisse être prise en charge par l’OPCA dont vous dépendez, il est nécessaire de passer par un organisme de formation déclaré.

Arc Gestion est un organisme de formation déclaré en préfecture de région Ile de France.

Arc Gestion s'inscrit dans une démarche de formations "personnalisées" pour répondre à des besoins précis. Aussi, nous avons établi un catalogue composé d'exemples de formations. Nous sommes en mesure de répondre à vos attentes sur étude d'un cahier des charges ou sur simple entretien.

Pour accéder aux formations Arc Gestion, cliquez ICI : http://formation-essonne-91-ile-de-france.arcgestion.fr/

L'amélioration continue est un processus très connu dans le milieu de la qualité. Le principe repose sur la roue de Déming ou le PDCA. Il s'agit du fondement de la norme ISO 9001.

Cette méthode permet de maîtriser et d’améliorer un processus par l’emploi d’un cycle en quatre étapes visant à réduire le besoin de corrections.

L'amélioration continue peut-être également appliqué au milieu informatique. Un projet informatique se découpe en phases. Nous retrouvons ainsi l'étude préalable, la réalisation, le recettage et la mise en production avec la recherche des améliorations à apporter.

Ces 4 phases peuvent être rapprochées du PDCA. P pour Plan. D pour Do. C pour Check. A pour Act.

Généralement, la roue de Deming a représenté avec 4 secteurs distincts et égaux.

Nous constatons bien souvent que, dans le déroulement d'un projet informatique, les phases ne sont pas de durée identiques. De plus, chaque phase peut faire l'objet d'un cycle d'amélioration interne.

Cette roue est elle-même perfectible selon son propre principe. Aussi, nous pouvons nous interroger sur la dimension temporelle de l'amélioration continue. Ne faudrait-il pas plutôt la représenter par une spirale ou une vis composé de secteurs successifs et répétitifs. La vis aurait pour début le lancement du projet et pour fin la mort du produit.

La crainte de déléguer est très souvent liée à un sentiment de perte de contrôles sur les fonctions déléguées.

Certains managers vous diront "La confiance n'exclut pas le contrôle".

Aussi, nous pouvons distinguer plusieurs types de management selon la maturité du collaborateur agissant en tant que "délégataire" et la confiance accordée par le manager à ce dernier.

1- Le manager surveille le travail. Dans ce cas, le collaborateur réalise des taches pour son manager qui reste maitre de la situation. Le manager contrôle le travail réalisé et le valide.

2- Le manager valide les initiatives. Le collaborateur devient responsable des décisions après validation par le manager. Bien que le collaborateur délégataire soit plus autonome, les risques de dérives sont limités par la validation finale du manager. Le manager n'a plus de rôle de distibuteur du travail. Il agit en tant que "valideur" à chaque étape.

3- Le manager contrôle à postériori. Le collaborateur ayant reçu délégation se contente d'informer le manager de ses actions. Aussi, sans contre-ordre, le délégataire mène ses taches avec une certaine autonomie. Dans ce cas, le collaborateur pourra être amené à informer son manager que, par exemple, sa proposition commerciale partira dans X jours. Le manager relira le document et pourra apporter, si nécessaire, quelques modifications.

4- Le manager est tenu informé. Le collaborateur délégataire rend seulement compte des résultats et des décisions prises pour les obtenir.

5- Le manager accorde une autonomie.  Le collaborateur a obtenu de son manager une mission à long terme. Le manager ne sera informé que du résultat obtenu sans avoir les explications sur les actions et méthodes. 

De part, ces 5 niveaux de délégation, nous constatons que le manager et le collaborateur peuvent évoluer au fil du temps.

Déléguer ne consiste pas à passer au niveau 5 de la délégation avec un collaborateur débutant. Toutefois, la délégation est nécessaire pour le manager afin qu'il puisse se consacrer à des taches avec une valeur ajoutée plus importante. De plus, le délégataire gagne progressivement en autonomie et compétence. 

Il est parfois important de prendre en compte que c'est par les erreurs que l'on construit son expérience. En revanche, les erreurs peuvent être limitées et contrôler en n'appliquant, dans un premier temps, que les premiers niveaux de délégation.

Pour en savoir plus sur ce sujet, vous pouvez consulter la société Arc Gestion.

Cet article a été inspiré d'une publication du magazine MANAGEMENT N°169 de Novembre 2009

Le site internet de la société Arc Gestion s'enrichit d'une nouvelle section. En ouvrant un blog au sein de son site internet, Arc Gestion va utiliser le net pour communiquer des informations concernant les formations, l'informatique, le management, l'économie, la gestion,....

Toutes les informations seront issues de lectures, de retours sur expériences, d'observations, ... de notre expérience et notre connaissance du milieu professionnel.

Pour chacun des articles publiés, nous vous invitons à consulter Arc Gestion pour plus d'informations ou toutes suggestions de compléments.

Bonnes lectures.